— SÖZEL İLETİŞİM, iletişim türleri
içerisinde en çok tercih edilen ve en çok kullanılan iletişim türüdür. Sözel
iletişimin temel öğesi dildir. İletişim sürecinde kaynak hedefe yollamak
istediği bilgi, fikir ve duyguları, sözcükleri, sözel sembolleri kullanarak iletir.
Hedef de doğrudan ya da belirli kanallar aracılığıyla bu mesajları alır. Sözel
iletişimde yararlanılan kelime, rakam, her türlü sözel ve yazılı işaretlere
sembol adı verilir.
— Sözel
iletişimde başarılı olmak için dikkat edilmesi gereken ilkeler:
1- Sözleriniz
kesin olmalıdır.
2- Örneklerden
yararlanın
3- Benzetmeler
kullanın
4- Abartılı
konuşmayın
5- Doğru
bildiklerinizi söyleyin
6- Çok
söylediğiniz sözleri kullanmayın
7- Başkalarının
mahremiyetine saygılı olun, sır saklamayı bilin
8- Etkili
ve güzel konuşun:
8.a-Konuşmanız açık ve anlaşılır
olsun
8.b-Konuşmanıza canlılık katın
8.c-Konuşmanız akıcı olsun
8.d-Konuşmanız doğal olsun
8.e-Konuşmanızın bir üslubu olsun
8.f-Kelimeleri doğru telaffuz
edin
8.g-Jest ve mimiklerinizi doğru
kullanın
— Etkili bir konuşmacını temel özellikleri
nelerdir?
- Konuşmayı oluşturan fiziksel öğelerin önemini bilir.
+ görsel davranış: Konuşmacı duygu ve düşüncelerini etkileme amacını
taşıyan her türlü görünür davranışlardır.
+ ses: Konuşma sırasında boğumlanan-telaffuz edile ve işitilen
sestir.
+ dil: Anlaşmayı sağlayan ortak ses ve semboller dizinidir.
+ zihinsel etkinlik: Düşünme, kavrama, yorumlama vb işlemlerdir.
- Konuşma öncesinde kendisini ve konusunu iyi hazırlar.
- Konuşmalarında, örneklere, açıklamalara, karşılaştırmalara, kanıtlara, istatistiksel bilgilere, gerekli tekrarlara ve görsel yardımcılara yer verir.
- Gözlem gücü gelişmiştir.
- Konuştuğu konu hakkında geniş bir bilgi birikimine sahiptir.
- Konuyu mantıklı bir sıralamayla aktarmalıdır.
- Konuşma hızını iyi ayarlar.
- Kendi yeteneklerini değerlendirir ve sınırlarını iyi saptar.
- İletişimde bulunacağı kişileri iyi tanır.
- Konuşmada kişiliğin önemini göz önünde bulundurur.
-
Etkin dinleme kuralları:
- Dikkatinizi toplamayı öğrenin
- Mesajı anlamaya çalışın
- Mesajları değerlendirin
-
Dinleme becerilerinin geliştirilmesi için mesaj
gönderirken kullanılması gereken teknikler:
- Dinleyenleri konuya yöneltin
- Belli yönerge ya da talimatları izleyin
- Ana fikri, ayrıntıları ve sonuçları belirleyin
- Konular arasında bağlantı kurun
- Konuyla ilgili örnekleri verin
- Konuyu özetleyin
- Konunuzla ilgili ve ilgisiz bilgileri ayırt edin
-
Neler etkili dinlemeyi engeller?
- Konunun dinleyen açısından ilginç olmaması
- Konuşanda kusur ve hata bulmaya çalışmak
- Konuşmadaki bazı konulara aşırı duyarlılık göstermek
- Konuşmayı dinler gibi gözükerek sahte dikkat göstermek
- Dikkatin dağılmasına neden olmak veya konuşmacıya aldırış etmemek
- Düşünce hızının, konuşma hızından daha az olmasını sağlamak
— SÖZSÜZ İLETİŞİM, Söz ve sözcük gerektirmeden, jest, mimik, göz
kontağı gibi beden dili unsurlarıyla gerçekleştirilen iletişim çeşididir.
— Sözsüz
iletişimin öğeleri: Aşağıdaki öğeler doğru kullanılmalıdır;
- Yüz ifadeleri ve gözler
- Beden dili
- Mekânın kullanımı
- Zamanın dili
- Sesin dili
- Renklerin dili
- Giyimin dili
-
İyi iletişimde olumlu beden dilini kullanma:
- Göz teması
- Yüz ifadesi
- Baş hareketleri
- Jestler
- Bedenin duruşu
- Duruş mesafesi
- Duruş yönü
- Temas
- Dış görünüş
- Konuşma
— YAZILI İLETİŞİM, diğer iletişim
türlerinde ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkları ortadan kaldırmak için kullanılan
iletişim türüdür. Görüş ve düşünceleri, araştırma ve incelemeleri, bilgi ve
yeni gelişmeleri kaynağa aktarmakta kullanılan yazılar, raporlar, anılar,
görüşlerin en etkili bir biçimde kaynağa aktarılması amacıyla yazılı iletişim
kullanılır.
— Yazılı
iletişim yaşamın her alanında yaygın olarak kullanılmasına karşın özellikle iş
yaşamında ve devlet ile olan ilişkilerde daha sık olarak kullanılmaktadır.
Bunun nedeni:
- Oluşabilecek anlaşmazlıkları önceden tahmin ederek karar altına almak.
- Bir mesajı birçok kişiye veya gruba iletme isteği
- İletilen mesajların kanaldan geçerken olumsuz etkilerle karşı karşıya gelme ihtimalini en aza indirmek
- Bilgileri kayıt altına almak ve kalıcılığını sağlamak
- Mesajın eksiksiz olarak iletilmesini sağlayarak, doğru üretim yapılmasını sağlamak.
-
İş yaşamında kullanılan belgeler:
- İç yazışmalar
- Genelgeler
- Bilgi defterleri
- Memorandum
- Uyarı levhaları/Posterler
- Bültenler
- Toplantı tutanakları
- Dış yazışmalar
- Sirküler
- Teklif mektubu
- Dilek ve temenni mektubu
- Talep mektubu
- Bonservis/Referans mektubu
- Sipariş mektubu
- Teyit yazıları
- Pazarlama ve tanıtım mektubu
- Teminat mektubu
- Teşekkür, Düzeltme, Özür yazısı
- Sonuç yazıları
- Ret yazısı
- Onay yazısı
- Tekzip yazısı
-
Yazılı iletişimin olumlu yönleri:
- İletişim daha az hatalı olur. Sözel iletişimde olduğu gibi düşünmeden ve aniden bir mesaj iletilmeyeceği ve yazılı mesaj kontrol edileceği için hatalar daha az olmaktadır.
- Yazı yazmak için bir ön hazırlık yapmak gereklidir. Düşünme ve hazırlık yapmak için zaman ayrılmalıdır.
- Yazılar kalıcıdır. Söz gibi uçup gitmez.
- İstenildiği kadar tekrar edilme olanağı vardır.
- Karmaşık ve kapsamlı mesajlar kolayca iletilebilir.
- Çoğaltma olanağı vardır. İstenilen kişi sayısına göre dağıtımı yapılabilir.
- Delil olarak kullanılır. Yıllar sonra bile dosyadan çıkarılıp kullanılırlar.
- Özellikle emir ve talimatlar yazılı olarak verildiğinde diğer iletişim araçlarına göre etkileri daha fazladır.
-
Yazılı iletişimin olumsuz yönleri
- Herkesin eline geçebilme olanağı nedeniyle gizlilikleri yok denecek kadar azdır.
- Kişilere göre farklı algılanabilirler ve geribildirim alma şansı pek yoktur.
- Anında geribildirim alınmaz.
- Ek açıklama gerektiğinde, açıklama yapma süresi uzayabilir.
- Daha fazla zaman harcamak gerekir.
- Yazılanları değiştirmek hemen hemen olanaksızdır.
- Kalıcıdır. Olumsuz bir mesajın unutulması zordur.
- Yüz yüze temas olmadığı için diğer iletişim türlerinin avantajları yok olur.
— Teknolojik iletişim araçları:
- Kablolu bağlantı
- Kablosuz bağlantı
- Telgraf
- Teleks
- Faks
- SMS
- Radyo
- Telefon
- Telesekreter
- Telsiz
- Tele konferans: İşitsel tele konferans- Görsel tele konferans
- Televizyon
- Teletekst
- Uydular
- Kablolu televizyon
- Bilgisayar: Disketler, CD, DVD, E-Posta, E-Gruplar, Bilgisayar ağları